Управление учетными записями, сотрудниками и позициями

В системе поддерживается гибкий механизм управления организационной структурой компании, состоящей из нескольких связанных сущностей:

  • Иерархия позиций.

    • У каждой позиции задается должность.

    • К каждой позиции можно прикрепить сотрудника, указав его контактные данные и функцию привязки.

      • К каждому сотруднику можно назначить учетную запись, данные которой используются для входа в систему.

      • Иерархия сотрудников формируется автоматически, исходя из соответствующей иерархии привязанных к сотрудникам позиций.

Пример иерархической структуры сотрудника

Управление орг структурой выполняется на портале в разделе Орг. структура → Управление позициями и сотрудниками.

Последовательность действий для добавления нового сотрудника

Управляет орг. структурой ключевой сотрудник.

  1. Если этот сотрудник ранее не пользовался Quiz , то необходимо создать для него новую учетную запись, чтобы он мог входить в мобильное приложение и на портал.

  2. Актуализировать справочник позиций.

    1. Если под этого сотрудника еще нет свободной позиции:

      1. Создать («Открыть») новую позицию, указав корректную родительскую позицию для формирования нужной иерархии.

      2. Создать новую должность и выбрать ее в свойствах позиции или использовать уже существующую должность.

    2. Если под этого сотрудника уже есть свободная позиция, то необходимо использовать ее в дальнейшем.

    3. Если этот сотрудник будет работать на месте другого бывшего сотрудника, то выбираем старого сотрудника и нажимаем «Уволить». Тогда связанная позиция освободится, и рядом с ней появится надпись «Вакансия».

  3. Создать («Нанять») нового сотрудника

    1. Назначить сотруднику позицию

    2. Назначить сотруднику учетную запись – если это менеджер, который будет заполнять анкету с оценкой в мобильном приложении.

    3. Заполнить его ФИО и контактные данные

Создать учетную запись

Учетная запись необходима для логина в Квиз.

  1. Открыть на портале раздел Управление → Учетные записи.

  2. Нажать на («Добавить»).

  3. Заполнить поля на форме:

    1. Логин — используется для входа в систему

    2. Наименование — используется для более полного и понятного обозначения учетной записи в системе

    3. Email — используется для установки пароля, оповещений, и для входа в систему

    4. Роли — заполняются исходя из необходимых прав для учетной записи:

      • Пользователь — базовая роль, которая нужна, чтобы выполнять визиты и планировать себе маршруты из мобильного приложения.

      • Линейный руководитель — для менеджеров, у которых есть подчиненные. Добавляет в мобильном приложении раздел «Команда» для мониторинга действий подчиненных.

      • Менеджер заявок — позволяет валидировать на портале заявки на изменение справочника врачей.

      • Ключевой пользователь — обладает полным доступом к системе.

  4. Сохранить форму.

  5. Нажать на «Послать приглашение» — на указанный Email учетной записи отправится письмо с приглашением в систему и предложением установить пароль.

После создания новой учетной записи, этот пользователь сможет увидеть в мобильном приложении маршруты и анкеты в течение следующих 10 минут.

Форма создания и редактирования учетной записи

Сбросить пароль учетной записи

  1. Открыть на портале раздел Управление → Учетные записи.

  2. Нажать на «Карандаш» напротив нужной учетной записи

  3. Нажать на «Сброс пароля» – если хотите принудительно задать пользователю пароль

  4. Нажать на «Послать приглашение» – если хотите, чтобы пользовать сам задал себе пароль. Этот способ более предпочтительный.

Актуализировать справочник позиций

  1. Открыть на портале раздел Орг. Структура → Конфигурация → Должности.

  2. Заполнить справочник должностей исходя из должностей вашей компании и иерархии должностей.

  3. Открыть узел Управление позициями чтобы создать позиции для Ваших сотрудников. Нажимая кнопку «Открыть» появится форма создания новой позиции.

  4. Создать все необходимые позиции для вашей организации.

  5. Если позиции помечены как Вакансия, значит к позиции не приставлен сотрудник.

  6. Убедиться, что позиции выстроены в желаемом иерархическом порядке.

Создать нового сотрудника

  1. Перейдем на вкладку Управление сотрудниками.

  2. Кнопка «Нанять» открывает форму создания сотрудника, заполняем контактные данные о сотруднике при необходимости. Обязательно заполните поле Учетная запись.

  3. Заполним необходимые поля и позицию, которую будет занимать сотрудник

  4. Сохраним изменения и увидим что сотрудник появился в иерархии